חיפוש באאוטלוק


לפני כמה שבועות כתבתי מאמר על תוכנות המאפשרות חיפוש מהיר בוינדוס,
אך לא נגעתי בחיפוש בתוך האאוטלוק, אם יצא לכם בעבר להשתמש בחיפוש המובנה של אאוטלוק,
אתם בטח יודעים כמה הוא לא אפקיטיבי. בתוצאות החיפוש מתקבלות הרמות של הודאות דואר
שרובן לא רלוונטיות וקשה לאתר את אלו שכן. למרות שקיימות כמה תוכנות צד שלישי המציעות
חיפוש באאוטלוק בנוסף לחיפוש בוינדוס, הן לוקות בחסר- הן כבדות, זוללות זיכרון
וביצוע האידנקס לקבצים לוקח זמן רב.
להלן סקירת תוכנות לביצוע חיפוש מיידי, פנימי ואף חיצוני להודאות דואר באאוטלוק.

חיפוש דואר
נתחיל בסדר יורד, כשהתוכנה הראשונה תחשב הכי פחות אפקטיבית והאחרונה תהיה היעילה ביותר.

Windows Search
תוכנת החיפוש המובנת בוינדוס איטית ולא מאפשרת חיפוש דואר.

Windows Desktop Search- תוכנת החיפוש של מיקרוסופט לביצוע חיפוש מיידי לקבצים והודעות דואר.
מיקרוסופט רכשה את תוכנת החיפוש Lookout ב 2004 ששונתה בהתאם לצרכיה.
והיום נקראת
Desktop Search, המוצר המקורי עדיין ניתן להורדה. פרטים נוספים בהמשך המאמר.

ה Desktop Search מובנת בתוך ויסטה כשמשתמשי XP יכולים להוריד אותה מהאתר של מיקרוסופט.
בהפעלה ראשונה תבצע התוכנה פעולת אינדקס לקבצים בדיסק כשפעולה זו יכולה לקחת זמן רב,
תלוי במספר הקבצים וגודל הדיסק.  לאחר מכן ניתן לבצע חיפוש מיידי להודעות הדואר:
תמונות, קבצי וידאו, קבצי ההיסטוריה, וכל קובץ אחר שאפשר לחשוב עליו,
התוכנה תמשיך לבצע אינדקס לקבצים חדשים ע"י תזמון אוטומטי.
חסרון: התוכנה גוזלת זיכרון ומשאבים רבים מהמערכת.

Google Desktop Search
תוכנת החיפוש של גוגל שמבצעת אינדקס מאסיבי לקבצים בכונני הדיסק הקשיח.
לאחר התקנת התוכנה ניתן להעלות את חלון החיפוש ע"י לחיצה על מקש CTRL פעמיים.
קבלת תוצאות החיפוש לקבצים מתקבלת כמעט מיידית.
התוכנה תמשיך ותעקוב אחר קבצים חדשים שנוספים למערכת.
התוכנה כוללת פיצ'ר Timeline המאפשר לצפות בקבצים שנוצרו או שונו בתאריך מסוים.
כאשר נפעיל את האאוטלוק (2003, 2007) יתבצע אינדקס גם להודאות הדואר.
את החיפוש ניתן לבצע מתוך האאוטלוק.

חסרונות התוכנה שייכת לגוגל כך שלמעשה, איננו יכולים לדעת אילו נתונים נשמרים ונשלחים למעבדה.
פעולת האינדקס שלא בצדק, יכולה לקחת שעות ואף ימים, תלוי במספר הקבצים וגודל הדיסק.
התוכנה זוללת זיכרון רב ומשאבי מערכת.
המסקנה-החיפוש באאוטלוק מבולגן ולא אפקטיבי.

חסרון או יתרון?
התוכנה כוללת הוספת תוספים נלווים (plugins) להרחבת יכולת החיפוש כגון חיפוש קבצי:
CAD, DLLs, GDS, DWG- השאלה היא, למה בכלל צריך תוספים על מנת לחפש קבצי DLL?

גוגל דסקטופ עוקבת אחר התנהגות הגלישה ושומרת את קבצי ההיסטוריה באופן עצמאי מהדפדפן,
כלומר גם אם נבצע מחיקה של קבצי הקוקיס מתוך הדפדפן, הקבצים ישמרו בצד ולא ימחקו.
לדעתי זה קצת
מוגזם ואולי גם מיותר, לא מספיק שלא מומלץ להשאיר את קבצי הגלישה על המחשב,
גם לשמור שני עותקים?

Copernic Desktop Search
תוכנה מתוחכמת וקלה לשימוש (
2.3mb )לחיפוש קבצים, דואר אלקטרוני (Outlook, Thunderbird),
מסמכים, קבצי מוזיקה, תמונות, היסטורית הגלישה וכל קובץ אחר בהתאם להגדרות האינדקס.
התאמה אישית:  ניתן לבצע אינדקס לכל כונני הדיסק או לסוגים ספציפיים של פורמטים,
גם פעולת האינדקס מתבצעת בזמן סביר למדי.


Lookout- חיפוש קל, מהיר ואפקטיבי ביותר לביצוע חיפוש הודעות דואר בתוך אאוטלוק.
מיקרוסופט רכשה את התוכנה בשנת 2004 ומאז כמעט ונשכחה. התוכנה עדיין עובדת כל
זאת באם מצליחים לאתר את הגרסה המקורית ברשת. השבוע בעקבות בקשה מחלון התגובות,
הצלחתי לראשונה לאתר מקור הורדה זמין, התוכנה קלה כמו נוצה (960kb).
החיפוש מתבצע מסרגל הכלים של האאוטלוק, ניתן לחפש, אנשי קשר, פגישות יומן,
חיפוש בחשבונות דואר POP3, IMAP, ואף חיפוש בקבצי PST
תוצאות החיפוש מוצגות באופן כמעט מיידי, התוכנה ממשיכה לבצע אינדקס לתיבת הדואר
לפי תזמון קבוע, לא צורכת הרבה זיכרון.

חסרונות
אין לצפות לעדכונים מעבר לגרסה 1.3.
ישנן בעיות עם התקנת התוסף באאוטלוק 2007, נדרש שינוי של הגדרות.

תוספי חיפוש לאאוטלוק
החיפוש המובנה באאוטלוק 2007 – Custom Search Folders,
מאפשר לבצע חיתוכים\פילטרים רבים כדי לאתר דואר מתאריך מסוים, זמן,
טקסט בתוך ההודעה וכדו', אך פעולה זו דורשת הרבה קליקים ולכן פחות ידידותית
ואפקטיבית לשימוש יום יומי.


Xobni -תוסף חדשני וקולי לניהול, ארגון, חיפוש ומעקב אחרי פעילות הדואר באאוטלוק.
הדעות חלוקות בכל הנוגע לממשק התוכנה, יש שחושבים שהוא מצוין ואפקטיבי
והשאר חושבים שהוא מטרד.

מה התוסף מציע?
חיפוש מהיר להודעות דואר, שיוך והיסטוריית דואר, פרטים על קבצים מצורפים,
תקציר הודעות רלוונטיות ועוד… אך הפיצ'ר הייחודי ביותר הוא היכולת להציג סטטיסטיקות
(email analytics) כגון:כמה מיילים נשלחו החודש, השבוע, ביממה האחרונה,
מי הנמען הנאמן ביותר (מי שולח לנו הכי הרבה מיילים)?
התוכנה אף מאפשרת אינטגרציה והתחברות לשירותים כגון:
LinkedIn, Facebook, Yahoo Mail, Skype, Hoover

מעניין לשמוע את דעתכם על התוסף, מרשים ויעיל או נחמד לחצי שעת משחק בלבד ?

YouTube Preview Image

YouTube Preview Image


כמו בג'ימייל
Taglocity Outlook Plugin
לאחרונה התקנתי להגדרתי אאוטלוק למשתמשים שלא מכירים שום דבר חוץ מג'ימייל,
השאלה הראשונה שנשאלה הייתה: "האם אאוטלוק מאפשר לארגן את הודעות הדואר
בדומה לפיצ'ר התגיות בגימייל?"

מסתבר שקשה מאוד להתרגל לאאוטלוק אם אנחנו רגילים לממשק הג'י'מייל.
התוסף Taglocity נועד בדיוק לאותם משתמשים, ומאפשר הוספת תגיות בדומה לג'ימייל.
ניתן ליצור תגיות כתתי ספריות שיציגו דואר ממשתמשים ספציפיים (בדומה לניהול החוקים באאוטלוק),
ניתן לחפש הודעות לפי התגית הרצויה, ליצור חוקים,תצוגת רצף שיחות (conversation view), ועוד…
התוסף למשתמשי אאוטלוק "כבדים, והינו בעל יכולות רבות לחיפוש וארגון תיבת הדואר.

כלי חיפוש נוספים
Locate32,  Everything- התוכנות המומלצות לחיפוש קבצים בוינדוס, ראה סקירה.

O3Find- כלי נייד בקוד פתוח המאפשר חיפוש הודעות דואר לקבצי אופן אופיס ועוד כמה פורמטים נוספים.

Seek Thunderbird extension
תוסף חיפוש דואר ל Thunderbird , מאפשר לבצע חיפוש בכמה מימדים בו זמנית, כולל חלוקה
לפי תאריכים Timeline

NEO Free
תוכנת חיפוש הידועה בשם Nelson's Email Organizer לחיפוש וארגון הודעות באאוטלוק.

MyLastSearch
תוכנת חיפוש מסוג קצת שונה ופולשני, שמבצעת סריקה מהירה ומציגה את החיפושים אשר
בוצעו במחשב. התוכנה ניתנת בגרסה ניידת ללא הצורך בהתקנה.
כמובן שאם מחקנו את קבצי הקוקיס, התוכנה לא תמצא מאומה!

Index Your Files -תוכנת Portable קטנה (0.7MB) ויעילה לחיפוש קבצים בוינדוס.
ע"י ביצוע אינדקס  לדיסק המקומי או לכונני רשת, ניתן לבצע חיפוש לטקסט בתוך קבצים.


[Slashdot] [Digg] [Reddit] [del.icio.us] [Facebook] [Technorati] [Google] [StumbleUpon]

Related posts


נהנית מהפוסט? ניתן להביע זאת בעזרת השארת תגובה ויצירת המשך דיון, או הרשמה לפיד ה-RSS וקבלת כל הפוסטים ישידות לקורא ה-RSS שלך.

טרקבקים & פינגים

עדיין לא נשלחו טרקבקים ופינגים.

תגובות

תוכנת Lookout מעולה תחת Outlook 2003. מומלצת במיוחד למי שיש לו כמויות של מיילים. מאתרת ומוצאת מהר מאוד.

מה עם חיפוש קבצים בכונני רשת…

1.אבל לא חיפוש שאני צריך לבחור איזה קבצים אלא שיקח קבצים של תוכנות, ויאנדקס את התוכן של הטקסט והשם של הקובץ…

2.מה עם יש לכל כונן יוזר אחר עם הרשאה אחרת?
באיזו תוכנה אני יכול להזין יוזר וסיסמא בנפרד לכל כונן רשת?

3.דבר אחרון מה עם מעקב אחרי שינויים אם יש המון שינויים ואני רוצה לקבוע שעות מדוייקות לאידוקס כללי אחרי האחד הגדול רק זה לעדכון….?

תודה

התוכנה האחרונה במאמר: Index Your Files היא תוכנה מעולה לחיפוש קבצים ברשת.
בנוגע לנושא ההרשאות, תוכל להשתמש באחד התוכנות במאמר: תוכנות גיבוי ותוכנות העתקה.
בקשר לתיזמונים לביצוע אינדקס ראה: Z-Cron

הראל

SO the Xobni is the best search option for Outlook 2007? I'm actually using it for a few weeks now – I do think is a rather useless add-in, apart from the amazingly fast searching ability (though the way they show the results is not the best). I also must say that this is the first add-in I saw that really does not affect the Outlook's behaviour…
Opening and closing their window is also very annoying.

Lookout was very good for Outlook2003, i think version 1.2 was better than 1.3 – I have both if someone wants.

Alon

הי אלון, Welcome Aboard
נראה שאתה מבין על מה אתה מדבר!
Xobni כוללת אפשרויות רבות אך היא די מעצבנת ופולשנית ולכן גם
חסרת טעם! Lookout לעומת זאת היא תוכנה מדהימה אך קיים קושי מסויים לגרום לה לעבוד על אופיס 2007 ולכן אנו נשארים ללא פתרון ממשי לחיפוש באאוטלוק מלבד כל ה Desktop Search למיניהן.

בכל אופן, אני עדיין בחיפושים אחר פתרונות שונים לחיפוש באאוטלוק
כרגע אני בודק את את Advanced Folders Watch שהזכרתי במאמר: מעקב אחר שינויים, מכיר?

הראל

הסקירה מעניינת אבל לא עוזרת לי

במחשב שלי מותקן אופיס 2010 והחיפוס המובנה בו מוגבל רק לסיפריות הראשיות של דואר ניכנס ודואר נשלח.

החיפוש המובנה לא מבצע חיפוש בספריות האישיות שפתחתי.

בנוסף, גם תוכנת החיפוש של גוגל Google Desktop לא מבצעת כל חיפוש באאוטלוק 2010, אחרי כל חיפוש שלה נרשם "לא נמצא…" למרות שכן נמצא!

האם ידוע למה Google Desktop לא מבצע חיפוש באאוטלוק 2010
האם אפשר לעשות משהו שהחיפוש המובנה של אאוטלוק 2010 יתבצע גם בסיפריות האישיות?

תודה
יורם צפריר

השארת תגובה

(חובה)

(חובה)