בעידן הדיגיטלי כבר לא ניתן לתת את התירוץ הישן "הכלב אכל לי את שעורי הבית",
אלא אם כן הכלב הוא גאון מחשבים. אך ישנן אין ספור סיטואציות אחרות בהן אנו עלולים
לאבד את הנתונים המאוחסנים על המחשב וכאשר מדובר במסמכים הבעיה אף חמורה יותר,
מכיוון שרובנו לא נוהגים לגבות אותם בתדירות קבועה.
במידה והמסמך נפגם מסיבה כלשהי, ניתן לנסות ולהציל אותו ע"י הפיצ'ר Detect and Repair
המובנה באופיס, לנסות ולשנות את סיומת הקובץ מ tmp ל doc או להיעזר בתוכנות צד שלישי.
אך במידה ודרסנו את המסמך בגרסה חדשה יותר, לא נוכל לתקן או לשחזר אותו לגרסה הקודמת .

שחזור קובץ וורד לגרסאות קודמות
באופיס 2007 ישנו פיצ'ר מובנה בשם: AutoRecover המבצע שמירה אוטומטית למסמכים
כל 10 דקות בברירת מחדל. ניתן לקצר את זמן זה ע"י קליק על האייקון של אופיס,
לחיצה על האופציה: Word Options-> Save-> Save Documents
ניתן להפעיל את הפיצ'ר על כל האפליקציות שכלולות בחבילת האופיס:
Excel, PowerPoint, Outlook, Visio וכמובן MS Word.

המטרה של ה AutoRecover היא לאפשר שחזור מסמכים במקרה שהאפליקציה קרסה
בטרם הספקנו לשמור את המסמך או במקרים שדרסנו את המסמך בגרסה חדשה יותר
ואנו רוצים לשחזרו לגרסה קודמת. על מנת לשחזר את המסמך, נפתח את MS Word
ונבחר את גרסת המסמך שברצוננו לשחזר מחלון ה Document Recovery.
בווינדוס וויסטה ניתן לשחזר את המסמך ע"י סימון הקובץ,  קליק ימני Properties,
ומהטאב של ה  Previous Versions ניתן לבדוק את כל הגרסאות שנשמרו- פרטים נוספים.

עם כל הכבוד ל AutoRecover
הפיצ'ר המובנה באופיס הוא מינימלי ובמקרים רבים, לא מספק את העבודה כמצופה.
מומלץ להרחיב את אופציית הגיבוי ושחזור היסטוריית הגרסאות שנשמרו ע"י שימוש
ב AutoHistory for Word 2007
כלי זה שומר עותק נוסף מהמסמך הקיים בכל פעם שהמשתמש לוחץ על כפתור ה Save.
לאחר מכן ניתן להציג את היסטוריית הגרסאות שנשמרו,  לבצע שחזור לגרסה ספציפית,
להשוות ביניהן או למחוק גרסה שלא נחוצה היישר מתוך Word. ההתקנה פשוטה למדי,
אך דורשת את Visual Studio Tools במידה והיא לא קיימת על המחשב.
לאחר ההתקנה תוסף פונקציה בטאב של ה View שבסרגל הכלים.
הכלי עובד על וורד 2007 בלבד, ניתן להשתמש בכלי דומה: Versionator שעובד בגרסאות ישנות
יותר של אופיס.

עם כל הכבוד ל AutoHistory
פתרון רציני ובטוח יותר הוא להשתמש בתוכנת גיבוי וניהול מסמכים בשם: DocShield
תוכנה זו (Portable) כוללת פיצ'רים שנועדו להגן על מסמכים וקבצים, לנהל, לארגן
ולשחזר אותם במקרי כשל שונים. התוכנה ניתנת בחינם לשימוש אישי בלבד.

התוכנה מבצעת מעקב אחר ספריות כגון: My Documents וקבצים (doc, xls, txt, ppt) שהוגדרו
מראש. בכל פעם שמתבצע שינוי, תצלם התוכנה את הספרייה ותגבה את הקבצים שנבחרו
מתוכה (לפי סיומת ספציפית) למקום המיועד או למספר רכיבי אחסון בו זמנית, כגון:
הדיסק המקומי, דיסק חיצוני, כונן רשת או שרת FTP. מעבר לכך, ניתן להגן על מסמכים
עם סיסמה ולקבל דיווח במייל לאחר כל שינוי או יצירת עותק. ניתן לבצע תזמונים לגיבוי
המסמכים לפי העדפתו האישית של המשתמש. ממשק התוכנה ברור ואינטואיטיבי, אך
נדרשת הגדרה ראשונית מצד המשתמש לפני שניתן יהיה להתחיל לעבוד איתה.
פתרונות דומים: FileHamster (סקירה) ו AutoVer (סקירה).

Related posts

• פתרונות לעסקים קטנים
• אלטרנטיבות ל SharePoint
• תוכנות לגיבוי ספציפי
• תיקון שגיאות אוטומטי
• תוכנות שחזור
• תוכנות כיווץ
• תוכנות גיבוי
• תוכנות אבטחה 2009
• שחזור קבצים
• פתרון בעיות באאוטלוק