ניהול ובקרת מסמכים (Document Management) היא פעולה שמאפשרת
שיתוף ידע ומידע בארגון ע"י ניהול זרימת המסמכים שנשמרים ונשלחים בין הלקוחות
ומשתמשי החברה. מערכת כזו מציעה פתרון אחסון מרכזי כשהגישה אליו מתאפשרת
באמצעות דיסק ווירטואלי, מחבילת האופיס המותקנת על המחשב או באמצעות פורטל אינטרנטי.
Sharepoint הוא המוצר של מיקרוסופט והפתרון הפופולרי ביותר לניהול מסמכים
בשוק הארגוני, אך נדרשת השקעה כספית לא קטנה על מנת ליישם אותו.
חברות ועסקים קטנים שאין ביכולתם להשיג תקציב לכך, יכולים להשתמש
באלטרנטיבות שונות המוצעת בחינם.

במאמר זה:

1. שירותים המוצעים אונליין- Hosted Sharepoint.
2. ניהול מסמכים בין נמעני דואר.
3. פתרונות למשתמש קצה- תחנת עבודה.
4. פתרונות שרת-תוכנות קוד פתוח לשוק הארגוני.

ניהול מסמכים בין נמעני דואר
עבודה על מסמכי טקסט עשויה להיות משימה לא פשוטה כאשר מדובר
בתחלופת קבצים בין מספר נמענים. כאשר שולח המשתמש מסמך מסוים
למספר נמענים לצורך קבלת חוות דעת, הערות ותיקונים, יצטרך המשתמש
לאחד ולנהל את הנתונים הללו מבלי לאבד שליטה.
לשם כך, ניתן להיעזר בשירות אונליין או תוכנה שולחנית שיאפשרו ניהול וארגון
של המסמכים באופן השקוף למשתמש.

Hosted Sharepoint
ישנם שירותים רבים המציעים פתרונות אונליין המשמשים כפורטל ארגוני
לניהול מסמכים ושמירת גרסאות הדורשים הוצאה כספית מינימלית, אך עשויים
להוות פתרון מצוין לארגונים שונים:
webAsyst, SherWeb, HyperOffice, eclipse, ProjectSpaces ועוד…
כול אחד מהשירותים הללו מציע 30 יום ניסיון.
לחלופין, ניתן להשתמש בשירותים חינמיים המוגבלים למספר מצומצם של משתמשים .

Google Docs
מציעה חבילת קולבורציה ואופיס אונליין שבין השאר כוללת מעבד תמלילים
לכתיבה, עריכה ושיתוף מסמכים בפורמטים שונים (doc, docx, odt) בין מספר נמענים
(10 משתמשים בו זמנית), ניהול היסטורית גרסאות (Revision history), מעקב אחר שינויים.
דוקס כוללת תמיכה עברית, מאפשרת עבודה באופליין (DocsOffline) וייצוא של פרטי הדואר
מחבילת האופיס של מיקרוסופט (outlooksync). ראה גם: OffiSync המאפשר כתיבה,
שמירה ומשיכת מסמכים לגוגל-דוקס ישירות מ Office.

שירותים נוספים
המציעים פתרון אונליין (חינמי): Zoho Writer, Box.Net ו Text Flow

Text Flow
שירות אונליין המבוסס על פלאש ו Adobe Air
מציע פתרון לניהול מסמכים, שמירת והשוואת גרסאות.
לאחר יצירת חשבון, ניתן יהיה לנהל מסמכים וקבצים מצורפים הנשלחים בדואר האלקטרוני.
התוכנה עוקבת ומתייקת מסמכים בפורמטים שונים הנשלחים- הדגמה: TestDrive.
השירות דורש עלות כספית אך מוצע חינם לשימוש פרטי (לא מסחרי).

Click here to view the embedded video.

פתרונות למשתמש קצה- תחנת עבודה
ניהול מסמכים ושמירת גרסאות הינו פיצ'ר ואלמנט חשוב החסר ב Word של מיקרוסופט.

Microsoft AutoHistory
הוא תוסף ל Word 2007 המציע אפשרות לניהול ושמירת גרסאות מקומית של מסמכים.
הוא מאפשר זאת ע"י שמירת עותק גיבוי של המסמך המתבצע ידנית ע"י המשתמש
או באופן אוטומטי באמצעות התוכנה.

הורדה\התקנה
ניתן להוריד את התוסף (412kb) ולהתקינו על מערכת הפעלה ווינדוס עליה מותקנת חבילת
ה Office2007. התוכנה דורשת התקנה של Visual Studio Tools על מנת לפעול.

שימוש
לאחר ההתקנה, נוספת אופציה: How/Hide History לתפריט ה view שסרגל הכלים בוורד.
כאשר אופציה זו מסומנת, יוצגו המסמכים ומספר העותקים שנשמרו.
הקלקה על אחד מהמסמכים, תפתח חלון חדש של וורד עם הגרסה הספציפית שנשמרה
אותה ניתן למחוק, לשחזר או להשוות לגרסאות האחרות.
Settings -בתפריט ההגדרות ניתן לקבוע את מספר הגרסאות שישמרו (אין הגבלה במספר),
את טווח הזמן בין שמירה לשמירה, את הפורמט הרצוי לשמירת המסמך וכדו'…

FileHamster
מציעה פתרון ייחודי קל ופשוט לגיבוי וניהול גרסאות של קבצים (מסמכים, תמונות או כל קובץ).
התוכנה מבצעת גיבו בזמן אמת לקבצים ספציפיים שבחרנו ועוקבת אחר השינויים שבוצעו.
במידה ובוצע שינוי, מתבצע גיבוי אינקרמנטלי (רק השינוי) באופן אוטומטי.
ניתן להוסיף הערות לגבי השינויים ולשחזר גרסה ספציפית של אותו המסמך.
ניתן להוריד מספר תוספים על מנת להרחיב את יכולות התוכנה, כגון:
שמירת קבצים על שרת FTP, הרצת התוכנה מכונן USB, השוואות מסמכים
ע"י שימוש בתוסף Team Plugin, ניתן לבצע מעקב אחר גרסאות בשיתוף
עם משתמשים אחרים ברשת.
ממשק התוכנה פשוט ואינטואיטיבי לשימוש- ראה: ווידאו- פרטים נוספים.

ניהול מסמכים פתרון ארגוני \פתרונות שרת
תוכנות קוד פתוח לשוק הארגוני- שיתוף ידע ומידע בארגון, ניהול מסמכים, ניהול גרסאות.
M-Files Express
פתרון לניהול מסמכים לפלטפורמת ווינדוס 32 ו 64 ביט
שלא כמו הפתרונות האחרים, לא נדרשת התקנה של בסיס נתונים
ואלמנטים שונים על המערכת. ההתקנה מתבצעת באופן פשוט ואוטומטי
אותה ניתן להתקין על מחשב ספציפי או על שרת יעודי.

התוכנה בעלת יכולות רבות וכוללת אין ספור פיצ'רים (ראה). השימוש בה
פשוט ואינטואיטיבי לכל משתמש ומשתמש, אך יש לה חסרון משמעותי-
גרסת האקספרס היא הגרסה החינמית, ולכן גם מוגבלת בפיצ'רים מסוימים:
ניתן להשתמש בתוכנה עד 5 משתמשים בו זמנית, לא ניתן ליצור תרשימי זרימה,
לעבוד באופליין, לבצע התממשקות ל Active directory, לאפשר גישה דרך ה web ועוד…
פרטים נוספים.

לעומת זאת, היא מאפשרת ארגון, שיתוף וניהול מסמכים כפעולה פשוטה.
אופן השימוש בה מתבצע ע"י יצירת דיסק אחסון וירטואלי מרכזי ומתן הרשאות וגישה לקבצים.
ניתן לשייך קבצים לפי קבוצות או לקוחות שונים, לבצע נעילה, שחרור ושחזור מסמכים.
הוספה, הסרה ועריכה של המטה-דטה וחיפוש מתקדם למסמכים ספציפיים.
ניתן לבצע מעקב אחר שינויים בגרסאותיו השונות של המסמך,
לבצע גיבויים אוטומטיים ואף להציג אלו משתמשים נועלים את הקובץ.

הורדה\התקנה\שימוש
ניתן להוריד את התוכנה לאחר רישום מהיר באתר.
ניתן להתקין את התוכנה על מחשב בודד או להתקין את גרסת השרת
אליה ניתן להתחבר מתחנות שונות ברשת.

לאחר התקנת התוכנה מתבצעת התממשקות לווינדוס אקספולרר,
לתוכנת הדואר (MSOffice) ואף לתוכנת ה AutoCAD במידה ומותקנת על המחשב.
מכיוון שגרסת האקספרס לא מאפשרת התממשקות ל AD נוכל להשתמש
בחשבונות המשתמש של מערכת ההפעלה או בשיטת האימות של M-Files.
ראה: מדריך למשתמש: M-FilesUsersGuide.pdf.

TortoiseSVN
תוכנה בקוד פתוח לניהול, מעקב ושמירת גרסאות
של תוכנות, קבצים ומסמכים. משמשת כממשק ידידותי של Subversion לווינדוס
משמעות הדבר שהיא בעלת יכולות רבות:
נעילה ושחרור מסמכים, השוואה בין גרסאות, הצגת השינויים שנעשו, תיקון כפילויות,
ביצוע שחזור, יצירת גרפים, סטטיסטיקות  ודוחות ועוד אין ספור אפשרויות.
התוכנה תומכת במגוון פרוטוקולי תקשורת והעברת קבצים,
מאפשרת אינטגרציה של ממשק אינטרנטי (Web server) ותמיכה בשפות רבות.
יש לציין כי התוכנה תומכת ב 32 שפות ממשק, כשעברית היא לא אחת מהן.

הורדה\התקנה\שימוש
התוכנה שוקלת כ 18mb וניתנת להורדה מקישור זה.
ניתן להתקינה על פלטפורמת ווינדוס 32 ו 64 ביט.
התוכנה לא דורשת התקנה מקדימה של Subversion אלא כוללת את
כל האלמנטים הנדרשים בתוך חבילת ההתקנה.

לאחר התקנתה היא מתממשקת ישירות למנהל הקבצים בווינדוס.
המשתמש יכול לגשת ולנהל בקלות את המסמכים.
ניתן להיכנס להגדרות התוכנה ולהתחיל לקבוע את סדר הדברים.
כגון: שפת הממשק, אילו אופציות להוסיף לתפריט מנהל הקבצים,
טווח הזמן בין שמירה לשמירה, מיקום הספרייה בה ישמרו המסמכים (מקומית או ברשת).
ראה: מדריך שימוש.

יש לציין: במידה ומדובר ברשת מחשבים, ארגון או בית עסק
שם נדרשת גישה למשאבים משותפים, יהיה עלינו להתקין שרת של Subversion
למטרת ניהול מרכזי- לפרטים נוספים ראה : Server Configuration.

O3Spaces Workplace
הינו פתרון לניהול מסמכים המתממשק עם חבילת האופיס של מיקרוסופט,
OpenOffice, StarOffice ותוכנות הדואר Thunderbird ו Zimbra.
ניתן להוריד (133mb) את גרסת ה Community Edition ללא ביצוע רישום או מחויבות
כלשהי, המאפשרת ניהול מסמכים ברשת מחשבים עד ל 10 משתמשים.
פתרון זה בעל יכולות רבות, משמש כאלטרנטיבה ידידותית ל Sharepoint.
ראה: טבלת השוואת פיצ'רים ומדריכים לביצוע פעולות שונות בדף הוויקי.

התקנה ושימוש
התוכנה ניתנת להתקנה על פלטפורמת ווינדוס, לינוקס ומק.
התוכנה כוללת בתוכה בסיס נתונים ושרת web מובנה.
אשף ההתקנה פשוט ואיטואיטיבי, הפעולה מתבצעת באופן אוטומטי אין צורך
בהתערבות המשתמש- Pre configured environment -ראה ווידאו התקנה.
על מנת להוסיף משתמשים לסביבת העבודה נדרשת הוספת שם המשתמש
וכתובת הדואר שלו. אותו המשתמש יקבל מייל עם קישור להפעלת החשבון,
כאשר לאחר מכן תתאפשר גישה לדיסק וירטואלי בו ממוקמים כול המסמכים.
ניתן לאפשר גישה לאותם הנתונים באמצעות הדפדפן (פורטל), ישירות מווינדוס אקספלורר
או מתוכנת הדואר המקומית. ניתן להעלות, ליצור, למחוק, לנעול
או לשחרר מסמכים בהתאם להגדרות וההרשאות שקיבל המשתמש- פרטים נוספים.

Epiware
פתרון לניהול מסמכים בקוד פתוח לפלטפורמת ווינדוס ולינוקס.
המבוסס על Apache, Mysql, שפת PHP ותוכנת Epiware.
לא נדרשת התקנה נפרדת של המוצרים, אלא הכול מתבצע באופן אוטומטי.
ניתן לנהל את הרשאות גישה לספריות משותפות, לנעול ולשחרר קבצים (Check-in, Check-out).
להציג את היסטוריית הגרסאות שנשמרו ועוד- הורדה.

KnowledgeTree- Community Edition- פתרון לניהול מסמכים, שמירת גרסאות,
ניהול פרויקטים ותהליכי עבודה- נדרשת הרשמה-תמונות מסך ומדריכי ווידאו.
התקנת התוכנה (ראה דמו) ניתנת על פלטפורמת ווינדוס ולינוקס 32 ו 64 ביט.

Related posts

• פתרונות לעסקים קטנים
• שחזור מסמכים לגרסה קודמת
• פתרונות לארגונים קטנים
• אתר אינטרנט בקליק וחצי
• תוכנות לגיבוי ספציפי
• שבוע ראשון בניהול הרשת
• שאלות ותשובות
• רשתות חברתיות
• קידום האתר במנועי חיפוש
• עמוד פתיחה לאתר